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DL n.º 28/2019, de 15 de Fevereiro PROCESSAMENTO DE FATURAS E OUTROS DOCUMENTOS FISCALMENTE RELEVANTES EM SEDE DE IVA(versão actualizada) |
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Contém as seguintes alterações: |
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| SUMÁRIO Procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA _____________________ |
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Artigo 16.º
Aquisição de faturas e de documentos de transporte |
1 - A aquisição dos impressos referidos no n.º 1 do artigo anterior é efetuada mediante requisição escrita do adquirente utilizador, a qual contém os elementos necessários ao registo a que se refere o número seguinte.
2 - O fornecimento dos impressos é registado previamente pela tipografia autorizada, em suporte informático, devendo conter os elementos necessários à comunicação referida no n.º 4.
3 - As requisições e os registos informáticos referidos nos números anteriores devem ser mantidos em arquivo, por ordem cronológica, pelo prazo de quatro anos.
4 - Por cada requisição dos sujeitos passivos, as tipografias comunicam à AT por via eletrónica, no Portal das Finanças, previamente à impressão nos respetivos documentos, os elementos identificativos dos adquirentes e as gamas de numeração dos impressos referidos no n.º 1 do artigo anterior.
5 - A comunicação referida no número anterior deve conter o nome ou denominação social, número de identificação fiscal, concelho e distrito da sede ou domicílio da tipografia e dos adquirentes, documentos fornecidos, respetiva quantidade e numeração atribuída.
6 - Nos casos em que os adquirentes não se encontrem registados na AT para o exercício de uma atividade comercial, industrial ou agrícola, a AT emite, em tempo real, no Portal das Finanças, um alerta seguido de notificação, advertindo a tipografia de que não pode proceder à impressão dos documentos, sob pena de ser cancelada a autorização de impressão. |
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Artigo 17.º
Subcontratação |
1 - É permitido às tipografias autorizadas encarregar outras tipografias, desde que também autorizadas, da impressão dos documentos que lhes forem requisitados, desde que façam acompanhar os seus pedidos de comprovativo das requisições recebidas.
2 - Tanto a tipografia que efetuou a impressão como a que a solicitou devem efetuar os registos e a comunicação referidos no artigo anterior. |
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Artigo 18.º
Revogação da autorização de impressão de faturas e de documentos de transporte |
| O membro do Governo responsável pela área das finanças, por proposta do diretor-geral da AT, pode determinar a revogação da autorização concedida nos termos do artigo 15.º em todos os casos em que se deixe de verificar qualquer das condições referidas no seu n.º 2, sejam detetadas irregularidades relativamente às disposições do regime de bens em circulação, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, na sua redação atual, ou se verifiquem outros factos que ponham em causa a idoneidade da empresa autorizada. |
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CAPÍTULO V
Obrigação de arquivo
SECÇÃO I
Disposições comuns
| Artigo 19.º
Conservação de livros, registos e documentos de suporte |
1 - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial, sem prejuízo do disposto no número seguinte.
2 - Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido no número anterior, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.
3 - Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:
a) O seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido, através de:
i) Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
ii) Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;
iii) Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;
b) A sua acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de:
i) Funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;
ii) Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
iii) Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.
4 - A obrigação de conservação referida nos n.os 1 e 2 é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade. |
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Artigo 20.º
Formato e localização do arquivo |
1 - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional são obrigados a manter as faturas emitidas e recebidas, os livros, registos e demais documentos referidos no artigo anterior, abrangendo igualmente as operações realizadas no estrangeiro:
a) Quando se apresentem em formato papel, em estabelecimento ou instalação situado em território nacional;
b) Quando se apresentem em suporte eletrónico, incluindo o arquivamento das cópias de segurança da informação processada, em qualquer Estado membro.
2 - Os sujeitos passivos referidos no número anterior que pretendam proceder ao arquivamento das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos e recebidos por via eletrónica, fora do território da União Europeia devem solicitar autorização prévia à AT.
3 - Quanto aos sujeitos passivos sem sede ou domicílio em território nacional, mas que aí disponham de estabelecimento estável, a centralização do arquivo abrange apenas as operações que lhe sejam imputadas, devendo, no caso de existir mais do que um estabelecimento estável, abranger as operações imputáveis a todos.
4 - Os sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional que pretendam manter o arquivo das faturas emitidas e recebidas, dos livros, registos e demais documentos, fora do território da União Europeia, devem solicitar autorização prévia à AT.
5 - Os sujeitos passivos devem indicar, na declaração de início de atividade referida no artigo 31.º do Código do IVA ou, quando for o caso, na declaração a que se refere o artigo 32.º do mesmo Código, o estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo mencionada na alínea a) do n.º 1 e no n.º 3, bem como a localização do arquivo em suporte eletrónico. |
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Artigo 21.º
Localização do arquivo fora do território da União Europeia |
1 - Para obtenção das autorizações previstas nos n.os 2 e 4 do artigo anterior a fim de manter o arquivo aí referido fora do território da União Europeia, o sujeito passivo deve submeter à AT um pedido, por via eletrónica, no qual identifique o país terceiro onde pretende localizar o arquivo e se responsabilize pela verificação das seguintes condições:
a) O sistema informático de faturação e contabilidade respeite os requisitos enunciados no artigo 11.º;
b) Seja utilizado um programa de faturação certificado nos termos previstos no artigo 4.º;
c) Seja assegurado, através de terminais localizados em território nacional, o acesso em linha, o descarregamento e a utilização dos dados pela AT.
2 - A autorização referida no número anterior é concedida quando, cumulativamente, se verifique que:
a) Existe com o país terceiro um mecanismo de trocas de informação ou cooperação administrativa no âmbito da fiscalidade;
b) O sujeito passivo não está em situação de incumprimento das obrigações de declaração de imposto e de pagamento relativas ao IVA e IRC ou IRS, consoante o caso;
c) O sujeito passivo não tenha sido condenado pela prática de crimes fiscais.
3 - A AT pode, a todo o momento, cancelar a autorização referida no número anterior, sempre que se verifique o incumprimento das condições previstas no presente artigo. |
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Artigo 22.º
Registo dos documentos arquivados |
| As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos. |
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Artigo 23.º
Arquivo eletrónico dos documentos |
1 - Os documentos referidos no artigo anterior que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.
2 - As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
3 - Para efeitos do número anterior, na criação do arquivo devem ser assegurados:
a) A execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
b) A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.
4 - A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos nos números anteriores e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.
5 - Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais. |
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Artigo 24.º
Desmaterialização e arquivo na posse de terceiros |
1 - As operações mencionadas no artigo anterior podem ser asseguradas por terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo.
2 - Nas operações de digitalização e arquivo eletrónico executadas por terceiros, deve ser aposto em todos os registos dos documentos ou grupo de documentos uma soma de verificação pelo executante do arquivo que certifica o desenvolvimento exato do processo.
3 - Sem prejuízo do disposto no n.º 4 do artigo anterior, a destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel na posse de terceiros apenas pode ocorrer após confirmação do sujeito passivo.
4 - Cessado o contrato, a entidade contratada deve assegurar a transferência do arquivo para a entidade contratante ou para outra por esta indicada. |
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Artigo 25.º
Integridade e legibilidade |
1 - Durante o prazo obrigatório de conservação do arquivo, os processos de arquivamento devem garantir que não se verifica perda de informação nem alteração das imagens nele contidas.
2 - Devem ser efetuados controlos regulares, integrais ou por amostragem, à legibilidade dos dados arquivados em formato digital.
3 - Um arquivo em suporte eletrónico pode ser migrado para um novo suporte, desde que assegurados os pressupostos elencados nos números anteriores, sempre que:
a) O suporte original se torne tecnologicamente obsolescente; ou
b) Exista risco de que a legibilidade dos dados possa ser comprometida. |
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Artigo 26.º
Plano de arquivo |
1 - Sem prejuízo de outros modelos de plano de arquivo implementados pelo sujeito passivo, os quais têm sempre que cumprir o disposto nas alíneas a) e b) do n.º 3, o plano de arquivo deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes aí registados.
2 - Para cumprimento do número anterior, os sujeitos passivos que possuam ou devam possuir sistemas informáticos de faturação ou contabilidade podem gerar um ficheiro com o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março.
3 - O plano de arquivo considera-se como corretamente implementado quando cumpra os requisitos seguintes:
a) Os ficheiros de imagens devem ser denominados ou organizados sequencialmente por forma a permitir procurar a imagem de um documento através da sua identificação;
b) Para cumprimento da alínea anterior, as imagens dos documentos emitidos por meios informáticos devem ser identificadas conforme o que se encontrar preenchido nos campos «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais» e as imagens dos documentos não emitidos por meios informáticos, bem como dos documentos rececionados, devem ser identificadas de acordo com o respetivo preenchimento no campo «Chave única do movimento contabilístico» do grupo de dados «Movimentos contabilísticos» da estrutura de dados do ficheiro a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março;
c) Quando as imagens dos documentos relativos ao mesmo período de arquivo não sejam todas registadas no mesmo suporte, o ficheiro mencionado no n.º 1 pode constar apenas do último suporte utilizado;
d) O suporte utilizado deve identificar o sujeito passivo através do seu nome, firma ou denominação social e número de identificação fiscal e, no caso de ocorrer a necessidade da utilização de múltiplos suportes, o respetivo número de suporte e número total de suportes utilizados. |
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