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DL n.º 28/2019, de 15 de Fevereiro PROCESSAMENTO DE FATURAS E OUTROS DOCUMENTOS FISCALMENTE RELEVANTES EM SEDE DE IVA(versão actualizada) |
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Contém as seguintes alterações: |
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| SUMÁRIO Procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA _____________________ |
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Artigo 10.º
Emissão de documentos por entidades isentas |
1 - Os sujeitos passivos de IRC que não emitam fatura por se encontrarem dispensados nos termos da alínea a) do n.º 3 do artigo 29.º do Código do IVA devem, para titular as transmissões de bens e prestações de serviços, emitir documentos, datados e numerados sequencialmente, que contenham os seguintes elementos:
a) Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
b) Número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando este for sujeito passivo de IVA ou, em qualquer caso, quando o adquirente ou destinatário o solicite;
c) Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
d) Valor da contraprestação, designadamente o preço;
e) Data em que os bens foram transmitidos ou em que os serviços foram prestados.
2 - A emissão dos documentos referidos no número anterior não está sujeita ao disposto no artigo 4.º |
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CAPÍTULO III
Programas informáticos de faturação e contabilidade
SECÇÃO I
Princípios comuns
| Artigo 11.º
Requisitos gerais dos programas informáticos de faturação e contabilidade |
1 - Os produtores e instaladores de programas informáticos destinados a processar faturas, outros documentos fiscalmente relevantes ou registos contabilísticos, bem como os sujeitos passivos que os utilizem, devem assegurar que os respetivos programas respeitam a integridade operacional, a integridade dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade e a disponibilidade da documentação técnica relevante.
2 - Para efeitos do número anterior, os programas devem garantir:
a) O controlo de integridade, exatidão e fiabilidade da informação criada, recebida, processada ou emitida, através de funções de gestão de acessos às funções do programa, deteção de alterações diretas ou anónimas à informação gerida ou utilizada no sistema e da preservação da informação necessária à reconstituição e verificação da correção do processamento de operações fiscalmente relevantes suportadas pelo sistema;
b) A possibilidade de os utilizadores autorizados fazerem as cópias de segurança necessárias ao cumprimento do dever legal de conservação de arquivos;
c) A impossibilidade de continuação da utilização do sistema quando se verifiquem alterações à informação gerida ou utilizada no sistema que possam colocar em causa a integridade, a exatidão e a fiabilidade da informação criada, recebida, processada ou emitida, enquanto o produtor do programa não produzir relato técnico a identificar a anomalia detetada;
d) A acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento, e que permitam a exportação de cópias exatas para suportes externos.
3 - Os sujeitos passivos produtores ou utilizadores de programas devem garantir a disponibilidade, acessibilidade e legibilidade pela AT de documentação técnica relevante para a aferição da integridade operacional dos programas informáticos que produzem ou utilizam, documentando concretamente:
a) As funcionalidades asseguradas e respetiva articulação;
b) Os ciclos operativos de exploração do sistema;
c) As funcionalidades de controlo disponíveis e a auditabilidade das mesmas;
d) Os mecanismos, utilizados na preservação da integridade e exatidão dos dados e dos processos;
e) O modelo e o dicionário de dados que permitam identificar o conteúdo das estruturas de dados e respetivo ciclo de vida.
4 - Nos casos em que, ao longo do período legalmente previsto de conservação dos dados, tenham sido usados diferentes sistemas ou diferentes versões do mesmo sistema, a documentação prevista no número anterior deve estar disponível, para cada sistema ou versão, nas mesmas condições de acessibilidade e legibilidade.
5 - Os sistemas informáticos de faturação ou contabilidade devem ter a possibilidade de exportar o ficheiro de auditoria tributária previsto no n.º 8 do artigo 123.º do Código do IRC.
6 - Os sujeitos passivos utilizadores de programas informáticos que processem faturas, outros documentos fiscalmente relevantes ou registos contabilísticos devem garantir a existência de cópias de segurança dos dados. |
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SECÇÃO II
Faturação electrónica
| Artigo 12.º
Emissão de fatura por via electrónica |
1 - As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica.
2 - Para efeitos do artigo 6.º, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;
c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
3 - No caso de lotes que compreendam vários documentos transmitidos ou disponibilizados ao mesmo destinatário, as menções comuns aos vários documentos podem ser feitas apenas uma vez, na medida em que, para cada documento, esteja acessível a totalidade da informação. |
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Artigo 13.º
Programas informáticos de faturação por via electrónica |
Além dos demais requisitos, os programas informáticos de emissão e de receção de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por via eletrónica devem garantir as seguintes funcionalidades:
a) A validação cronológica das mensagens emitidas;
b) O não repúdio da origem e receção das mensagens;
c) A não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;
d) Mecanismos que permitam verificar que, se aplicável, o certificado utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado ou suspenso na respetiva data de emissão. |
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Artigo 14.º
Acordos e documentação técnica |
| Os acordos celebrados entre os emitentes e os destinatários de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica, bem como a documentação técnica de apoio ao utilizador dos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica, devem estar atualizados e disponíveis para consulta pela administração tributária. |
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CAPÍTULO IV
Impressão tipográfica de faturas e de documentos de transporte
| Artigo 15.º
Impressão de faturas e de documentos de transporte |
1 - Para efeitos do disposto na alínea c) do artigo 3.º do presente decreto-lei e da alínea e) do n.º 1 do artigo 5.º do regime de bens em circulação, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, na sua redação atual, a impressão de faturas e de outros documentos de transporte só pode ser efetuada em tipografias devidamente autorizadas pelo membro do Governo responsável pela área das finanças, devendo obedecer a um sistema de numeração unívoca.
2 - A autorização referida no número anterior é concedida, mediante a apresentação do respetivo pedido, às pessoas singulares ou coletivas, ou entidades fiscalmente equiparadas, que exerçam a atividade de tipografia ou que a iniciem, na condição de que:
a) Não tenham sofrido condenação nos termos dos artigos 87.º a 111.º, 113.º, 114.º, 116.º a 118.º, 120.º, 122.º, 123.º e 127.º do Regime Geral das Infrações Tributárias, aprovado pela Lei n.º 15/2001, de 5 de junho, na sua redação atual, nem nos termos das normas correspondentes dos regimes jurídicos das infrações fiscais aduaneiras e não aduaneiras, aprovados, respetivamente, pelos Decretos-Leis n.os 376-A/89, de 25 de outubro, e 20-A/90, de 15 de janeiro;
b) Não estejam em falta relativamente ao cumprimento das obrigações constantes do n.º 1 do artigo 27.º, do artigo 28.º, dos n.os 1 e 2 do artigo 41.º do Código do IVA, do n.º 1 do artigo 57.º do Código do IRS ou do n.º 1 do artigo 104.º do Código do IRC;
c) Não se encontrem em estado de falência ou insolvência;
d) Não tenham sido condenadas por crimes previstos nos artigos 256.º, 258.º, 259.º, 262.º, 265.º, 268.º e 269.º do Código Penal.
3 - O pedido de autorização referido no número anterior deve ser entregue, por via eletrónica, no Portal das Finanças, contendo a identificação, as atividades exercidas e o local do estabelecimento da tipografia, devendo ser acompanhado dos seguintes elementos:
a) Certificado do registo criminal do proprietário da empresa, ou, tratando-se de sociedade comercial, de cada um dos sócios gerentes ou administradores em exercício;
b) Certificado, processado pela entidade judicial respetiva, para efeitos da alínea c) do número anterior. |
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Artigo 16.º
Aquisição de faturas e de documentos de transporte |
1 - A aquisição dos impressos referidos no n.º 1 do artigo anterior é efetuada mediante requisição escrita do adquirente utilizador, a qual contém os elementos necessários ao registo a que se refere o número seguinte.
2 - O fornecimento dos impressos é registado previamente pela tipografia autorizada, em suporte informático, devendo conter os elementos necessários à comunicação referida no n.º 4.
3 - As requisições e os registos informáticos referidos nos números anteriores devem ser mantidos em arquivo, por ordem cronológica, pelo prazo de quatro anos.
4 - Por cada requisição dos sujeitos passivos, as tipografias comunicam à AT por via eletrónica, no Portal das Finanças, previamente à impressão nos respetivos documentos, os elementos identificativos dos adquirentes e as gamas de numeração dos impressos referidos no n.º 1 do artigo anterior.
5 - A comunicação referida no número anterior deve conter o nome ou denominação social, número de identificação fiscal, concelho e distrito da sede ou domicílio da tipografia e dos adquirentes, documentos fornecidos, respetiva quantidade e numeração atribuída.
6 - Nos casos em que os adquirentes não se encontrem registados na AT para o exercício de uma atividade comercial, industrial ou agrícola, a AT emite, em tempo real, no Portal das Finanças, um alerta seguido de notificação, advertindo a tipografia de que não pode proceder à impressão dos documentos, sob pena de ser cancelada a autorização de impressão. |
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Artigo 17.º
Subcontratação |
1 - É permitido às tipografias autorizadas encarregar outras tipografias, desde que também autorizadas, da impressão dos documentos que lhes forem requisitados, desde que façam acompanhar os seus pedidos de comprovativo das requisições recebidas.
2 - Tanto a tipografia que efetuou a impressão como a que a solicitou devem efetuar os registos e a comunicação referidos no artigo anterior. |
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Artigo 18.º
Revogação da autorização de impressão de faturas e de documentos de transporte |
| O membro do Governo responsável pela área das finanças, por proposta do diretor-geral da AT, pode determinar a revogação da autorização concedida nos termos do artigo 15.º em todos os casos em que se deixe de verificar qualquer das condições referidas no seu n.º 2, sejam detetadas irregularidades relativamente às disposições do regime de bens em circulação, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, na sua redação atual, ou se verifiquem outros factos que ponham em causa a idoneidade da empresa autorizada. |
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CAPÍTULO V
Obrigação de arquivo
SECÇÃO I
Disposições comuns
| Artigo 19.º
Conservação de livros, registos e documentos de suporte |
1 - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial, sem prejuízo do disposto no número seguinte.
2 - Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido no número anterior, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.
3 - Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:
a) O seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido, através de:
i) Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
ii) Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;
iii) Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;
b) A sua acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de:
i) Funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;
ii) Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
iii) Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.
4 - A obrigação de conservação referida nos n.os 1 e 2 é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade. |
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Artigo 20.º
Formato e localização do arquivo |
1 - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional são obrigados a manter as faturas emitidas e recebidas, os livros, registos e demais documentos referidos no artigo anterior, abrangendo igualmente as operações realizadas no estrangeiro:
a) Quando se apresentem em formato papel, em estabelecimento ou instalação situado em território nacional;
b) Quando se apresentem em suporte eletrónico, incluindo o arquivamento das cópias de segurança da informação processada, em qualquer Estado membro.
2 - Os sujeitos passivos referidos no número anterior que pretendam proceder ao arquivamento das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos e recebidos por via eletrónica, fora do território da União Europeia devem solicitar autorização prévia à AT.
3 - Quanto aos sujeitos passivos sem sede ou domicílio em território nacional, mas que aí disponham de estabelecimento estável, a centralização do arquivo abrange apenas as operações que lhe sejam imputadas, devendo, no caso de existir mais do que um estabelecimento estável, abranger as operações imputáveis a todos.
4 - Os sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional que pretendam manter o arquivo das faturas emitidas e recebidas, dos livros, registos e demais documentos, fora do território da União Europeia, devem solicitar autorização prévia à AT.
5 - Os sujeitos passivos devem indicar, na declaração de início de atividade referida no artigo 31.º do Código do IVA ou, quando for o caso, na declaração a que se refere o artigo 32.º do mesmo Código, o estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo mencionada na alínea a) do n.º 1 e no n.º 3, bem como a localização do arquivo em suporte eletrónico. |
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