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DL n.º 28/2019, de 15 de Fevereiro PROCESSAMENTO DE FATURAS E OUTROS DOCUMENTOS FISCALMENTE RELEVANTES EM SEDE DE IVA(versão actualizada) |
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Contém as seguintes alterações: |
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| SUMÁRIO Procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA _____________________ |
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Artigo 5.º
Elaboração dos documentos |
1 - As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes são emitidos pelos próprios sujeitos passivos, podendo ser elaborados pelos adquirentes dos bens ou serviços ou por um terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo, sendo, nestes casos, o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços responsável pela sua emissão e pela veracidade do seu conteúdo.
2 - A elaboração de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes pelos próprios adquirentes dos bens ou dos serviços ou por terceiros que não disponham de sede, estabelecimento estável, ou domicílio em qualquer Estado membro, está sujeita a autorização prévia da AT.
3 - Para obtenção da autorização prevista no número anterior, o sujeito passivo deve submeter à AT um pedido, por via eletrónica, no qual identifique o país terceiro onde pretende localizar o sistema informático de faturação e se responsabilize pela verificação continuada das seguintes condições:
a) O sistema informático de faturação e de contabilidade respeite os requisitos enunciados no artigo 11.º;
b) Seja utilizado um programa de faturação certificado nos termos previstos no artigo anterior;
c) Seja assegurado, através de terminais localizados em território nacional, o acesso em linha, o descarregamento e a utilização dos dados pela AT.
4 - A autorização prevista no n.º 2 é concedida quando, cumulativamente, se verifique que:
a) Existe com o país terceiro um mecanismo de trocas de informação ou cooperação administrativa no âmbito da fiscalidade;
b) O sujeito passivo não está em situação de incumprimento das obrigações de declaração de imposto e de pagamento relativas ao IVA e imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC) ou imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS), consoante o caso;
c) O sujeito passivo não tenha sido condenado pela prática de crimes fiscais.
5 - A AT pode, a todo o momento, cancelar a autorização mencionada nos números anteriores, caso se verifique o incumprimento das condições previstas no presente artigo. |
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Artigo 6.º
Autenticidade da origem, integridade do conteúdo e legibilidade |
1 - Os sujeitos passivos devem garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos, desde o momento da sua emissão até ao final do período de arquivo, implementando controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre aqueles documentos e as transmissões de bens ou as prestações de serviços.
2 - Os controlos de gestão referidos no número anterior devem estar devidamente documentados, atualizados e disponíveis para consulta pela AT. |
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Artigo 7.º
Requisitos do processamento |
1 - Nas faturas processadas através de programas informáticos ou de outros meios eletrónicos, devem ser inseridos pelo respetivo programa ou equipamento todas as menções obrigatórias nos termos do Código do IVA.
2 - Nos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços processados através de programas informáticos ou de outros meios eletrónicos, independentemente do suporte em que sejam apresentados ao cliente, devem ser inseridos pelo respetivo programa ou equipamento os seguintes elementos:
a) Número sequencial do documento;
b) Data e hora de emissão;
c) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador de serviços;
d) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
e) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto;
f) A indicação expressa de que não constituem fatura.
3 - Nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento, nos termos a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças.
4 - As faturas e os documentos fiscalmente relevantes, identificados através das respetivas designações, são emitidos em uma ou mais séries, convenientemente referenciadas, de acordo com as necessidades comerciais, devendo ser datados e numerados de forma progressiva e contínua, dentro de cada série, por um período não inferior a um ano fiscal.
5 - As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes processados através de programas informáticos ou outros meios eletrónicos devem ser obrigatoriamente registados em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal eletrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados.
6 - Os documentos emitidos em modo de treino pelos equipamentos ou programas de faturação devem conter menção expressa de tal facto, devendo ainda os registos ficar armazenados na respetiva base de dados, jornal eletrónico ou impressos no rolo interno, devidamente identificados. |
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Artigo 8.º
Impressão de faturas |
1 - Os sujeitos passivos estão dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo, exceto se este o solicitar, quando se verifiquem cumulativamente as seguintes condições:
a) As faturas contenham o número de identificação fiscal do adquirente;
b) As faturas sejam processadas através de programa informático certificado; e
c) Os sujeitos passivos optem pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas referidos no n.º 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, na redação introduzida pelo presente decreto-lei, à AT em tempo real, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 3.º do mesmo decreto-lei.
2 - Sem prejuízo de outras funcionalidades de transmissão por via eletrónica do conteúdo das faturas que os sujeitos passivos optem por disponibilizar aos respetivos adquirentes ou destinatários, a AT disponibiliza aos adquirentes ou destinatários, no Portal das Finanças, os elementos das faturas abrangidas pelo número anterior respeitantes às transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas.
3 - Os termos e condições para o exercício da opção a que se refere a alínea c) do n.º 1, bem como para a disponibilização pela AT dos elementos das faturas abrangidas pelo n.º 1 aos respetivos adquirentes ou destinatários, são definidos por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças. |
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SECÇÃO II
Obrigação de emissão de outros documentos
| Artigo 9.º
Emissão de recibos para efeitos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares |
| O disposto no presente decreto-lei não prejudica a obrigação de emissão de recibo, nos termos do Código do IRS, por parte dos titulares de rendimentos da categoria B. |
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Artigo 10.º
Emissão de documentos por entidades isentas |
1 - Os sujeitos passivos de IRC que não emitam fatura por se encontrarem dispensados nos termos da alínea a) do n.º 3 do artigo 29.º do Código do IVA devem, para titular as transmissões de bens e prestações de serviços, emitir documentos, datados e numerados sequencialmente, que contenham os seguintes elementos:
a) Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
b) Número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando este for sujeito passivo de IVA ou, em qualquer caso, quando o adquirente ou destinatário o solicite;
c) Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
d) Valor da contraprestação, designadamente o preço;
e) Data em que os bens foram transmitidos ou em que os serviços foram prestados.
2 - A emissão dos documentos referidos no número anterior não está sujeita ao disposto no artigo 4.º |
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CAPÍTULO III
Programas informáticos de faturação e contabilidade
SECÇÃO I
Princípios comuns
| Artigo 11.º
Requisitos gerais dos programas informáticos de faturação e contabilidade |
1 - Os produtores e instaladores de programas informáticos destinados a processar faturas, outros documentos fiscalmente relevantes ou registos contabilísticos, bem como os sujeitos passivos que os utilizem, devem assegurar que os respetivos programas respeitam a integridade operacional, a integridade dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade e a disponibilidade da documentação técnica relevante.
2 - Para efeitos do número anterior, os programas devem garantir:
a) O controlo de integridade, exatidão e fiabilidade da informação criada, recebida, processada ou emitida, através de funções de gestão de acessos às funções do programa, deteção de alterações diretas ou anónimas à informação gerida ou utilizada no sistema e da preservação da informação necessária à reconstituição e verificação da correção do processamento de operações fiscalmente relevantes suportadas pelo sistema;
b) A possibilidade de os utilizadores autorizados fazerem as cópias de segurança necessárias ao cumprimento do dever legal de conservação de arquivos;
c) A impossibilidade de continuação da utilização do sistema quando se verifiquem alterações à informação gerida ou utilizada no sistema que possam colocar em causa a integridade, a exatidão e a fiabilidade da informação criada, recebida, processada ou emitida, enquanto o produtor do programa não produzir relato técnico a identificar a anomalia detetada;
d) A acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento, e que permitam a exportação de cópias exatas para suportes externos.
3 - Os sujeitos passivos produtores ou utilizadores de programas devem garantir a disponibilidade, acessibilidade e legibilidade pela AT de documentação técnica relevante para a aferição da integridade operacional dos programas informáticos que produzem ou utilizam, documentando concretamente:
a) As funcionalidades asseguradas e respetiva articulação;
b) Os ciclos operativos de exploração do sistema;
c) As funcionalidades de controlo disponíveis e a auditabilidade das mesmas;
d) Os mecanismos, utilizados na preservação da integridade e exatidão dos dados e dos processos;
e) O modelo e o dicionário de dados que permitam identificar o conteúdo das estruturas de dados e respetivo ciclo de vida.
4 - Nos casos em que, ao longo do período legalmente previsto de conservação dos dados, tenham sido usados diferentes sistemas ou diferentes versões do mesmo sistema, a documentação prevista no número anterior deve estar disponível, para cada sistema ou versão, nas mesmas condições de acessibilidade e legibilidade.
5 - Os sistemas informáticos de faturação ou contabilidade devem ter a possibilidade de exportar o ficheiro de auditoria tributária previsto no n.º 8 do artigo 123.º do Código do IRC.
6 - Os sujeitos passivos utilizadores de programas informáticos que processem faturas, outros documentos fiscalmente relevantes ou registos contabilísticos devem garantir a existência de cópias de segurança dos dados. |
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SECÇÃO II
Faturação electrónica
| Artigo 12.º
Emissão de fatura por via electrónica |
1 - As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica.
2 - Para efeitos do artigo 6.º, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;
c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
3 - No caso de lotes que compreendam vários documentos transmitidos ou disponibilizados ao mesmo destinatário, as menções comuns aos vários documentos podem ser feitas apenas uma vez, na medida em que, para cada documento, esteja acessível a totalidade da informação. |
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Artigo 13.º
Programas informáticos de faturação por via electrónica |
Além dos demais requisitos, os programas informáticos de emissão e de receção de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por via eletrónica devem garantir as seguintes funcionalidades:
a) A validação cronológica das mensagens emitidas;
b) O não repúdio da origem e receção das mensagens;
c) A não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;
d) Mecanismos que permitam verificar que, se aplicável, o certificado utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado ou suspenso na respetiva data de emissão. |
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Artigo 14.º
Acordos e documentação técnica |
| Os acordos celebrados entre os emitentes e os destinatários de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica, bem como a documentação técnica de apoio ao utilizador dos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica, devem estar atualizados e disponíveis para consulta pela administração tributária. |
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CAPÍTULO IV
Impressão tipográfica de faturas e de documentos de transporte
| Artigo 15.º
Impressão de faturas e de documentos de transporte |
1 - Para efeitos do disposto na alínea c) do artigo 3.º do presente decreto-lei e da alínea e) do n.º 1 do artigo 5.º do regime de bens em circulação, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, na sua redação atual, a impressão de faturas e de outros documentos de transporte só pode ser efetuada em tipografias devidamente autorizadas pelo membro do Governo responsável pela área das finanças, devendo obedecer a um sistema de numeração unívoca.
2 - A autorização referida no número anterior é concedida, mediante a apresentação do respetivo pedido, às pessoas singulares ou coletivas, ou entidades fiscalmente equiparadas, que exerçam a atividade de tipografia ou que a iniciem, na condição de que:
a) Não tenham sofrido condenação nos termos dos artigos 87.º a 111.º, 113.º, 114.º, 116.º a 118.º, 120.º, 122.º, 123.º e 127.º do Regime Geral das Infrações Tributárias, aprovado pela Lei n.º 15/2001, de 5 de junho, na sua redação atual, nem nos termos das normas correspondentes dos regimes jurídicos das infrações fiscais aduaneiras e não aduaneiras, aprovados, respetivamente, pelos Decretos-Leis n.os 376-A/89, de 25 de outubro, e 20-A/90, de 15 de janeiro;
b) Não estejam em falta relativamente ao cumprimento das obrigações constantes do n.º 1 do artigo 27.º, do artigo 28.º, dos n.os 1 e 2 do artigo 41.º do Código do IVA, do n.º 1 do artigo 57.º do Código do IRS ou do n.º 1 do artigo 104.º do Código do IRC;
c) Não se encontrem em estado de falência ou insolvência;
d) Não tenham sido condenadas por crimes previstos nos artigos 256.º, 258.º, 259.º, 262.º, 265.º, 268.º e 269.º do Código Penal.
3 - O pedido de autorização referido no número anterior deve ser entregue, por via eletrónica, no Portal das Finanças, contendo a identificação, as atividades exercidas e o local do estabelecimento da tipografia, devendo ser acompanhado dos seguintes elementos:
a) Certificado do registo criminal do proprietário da empresa, ou, tratando-se de sociedade comercial, de cada um dos sócios gerentes ou administradores em exercício;
b) Certificado, processado pela entidade judicial respetiva, para efeitos da alínea c) do número anterior. |
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