Portaria n.º 391/2012, de 29 de Novembro ESTATUTOS DO INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E EQUIPAMENTOS DA JUSTIÇA, I. P.(versão actualizada) O diploma ainda não sofreu alterações |
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SUMÁRIO Fixa os Estatutos do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P. _____________________ |
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Artigo 4.º Departamento de Administração Geral |
Compete ao Departamento de Administração Geral, abreviadamente designado por DAG:
a) Organizar e lançar os procedimentos de contratação pública, no âmbito das atribuições do IGFEJ, I. P., não abrangidos pela unidade ministerial de compras;
b) Preparar os instrumentos adequados à contratação externa referida na alínea anterior;
c) Preparar e executar os contratos de fornecimento de bens e serviços, nomeadamente de locação, assistência técnica e de manutenção de equipamentos, garantindo a sua operacionalidade, no âmbito da execução da sua missão;
d) Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário de bens móveis;
e) Administrar os bens de consumo necessários ao regular funcionamento do organismo;
f) Gerir a relação com fornecedores, monitorizando regularmente os níveis de serviço prestados por comparação aos níveis de serviço contratados e constituindo regras padronizadas para exigências contratuais referentes a níveis de serviço e cláusulas indemnizatórias;
g) Elaborar um relatório mensal disponibilizado para todos os serviços e organismos do MJ com os indicadores dos níveis de serviço prestados nas duas alíneas anteriores;
h) Assegurar a gestão e a administração dos respetivos recursos humanos;
i) Proceder ao controlo da assiduidade, férias, faltas e licenças;
j) Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos;
k) Elaborar o plano de formação anual, dos respetivos recursos humanos, assegurar a sua execução e proceder à avaliação dos seus resultados;
l) Acompanhar os processos de avaliação de desempenho;
m) Elaborar o balanço social;
n) Proceder ao recrutamento e seleção de recursos humanos;
o) Elaborar instrumentos de planeamento e de acompanhamento e avaliação de resultados, designadamente o plano e relatório de atividades;
p) Assegurar os serviços de expediente e arquivo;
q) Manter atualizado e gerir o arquivo bibliográfico e documental. |
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Artigo 5.º Departamento de Gestão Patrimonial |
Compete ao Departamento de Gestão Patrimonial, abreviadamente designado por DGP:
a) Assegurar a inventariação do património imobiliário próprio do IGFEJ, I. P., afeto e utilizado pelo MJ e manter atualizado o respetivo cadastro, nomeadamente garantindo o registo dos referidos imóveis na conservatória;
b) Promover as avaliações do património imobiliário próprio do IGFEJ, I. P., afeto e utilizado pelo MJ;
c) Administrar e estabelecer critérios de gestão do património imobiliário próprio IGFEJ, I. P., afeto e utilizado pelo MJ;
d) Avaliar as necessidades identificadas dos serviços e organismos do MJ, em articulação com estes, bem como planear as ações necessárias à sua resolução;
e) Proceder a aquisições, arrendamentos e alienação dos bens imóveis, nos termos da lei;
f) Proceder à atribuição de instalações aos diversos órgãos, serviços e organismos da área da justiça, em articulação com estes;
g) Apresentar propostas para a rentabilização do património do MJ, incluindo o arrendamento de prédios, funções autónomas ou espaços suscetíveis de utilização independente e concessão de espaços para fins comerciais e publicitários, nos termos da lei;
h) Apresentar propostas de procedimentos e de intervenções ao nível dos edifícios que permitam reduzir os custos com a manutenção do património imobiliário do MJ e garantir o seu correto funcionamento, incluindo o cumprimento das disposições legais aplicáveis à sua utilização;
i) Organizar um sistema de monitorização das intervenções imobiliárias sobre o património utilizado pelo MJ, incluindo a sua manutenção e assegurar uma base de dados que permita fornecer informação sobre o arquivo histórico de exploração e manutenção das mesmas;
j) Prestar apoio na preparação dos elementos necessários aos procedimentos de contratação externa de serviços na área do património imobiliário e assegurar a respetiva gestão financeira e técnica, gerindo técnica e economicamente a execução dos contratos;
k) Assegurar a inventariação do parque automóvel do MJ, bem como proceder à atribuição de viaturas aos diversos órgãos, serviços e organismos da área da justiça, com exceção da Secretaria-Geral e dos Institutos Públicos, garantindo a sua gestão em articulação com o competente organismo do Estado;
l) Proceder à renovação do parque automóvel do MJ, em articulação com os respetivos órgãos, serviços e organismos e com o competente organismo do Estado, independentemente da tipologia de contrato de propriedade das viaturas. |
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Artigo 6.º Departamento de Gestão de Empreendimentos |
Compete ao Departamento de Gestão de Empreendimentos, abreviadamente designado por DGE:
a) Apoiar tecnicamente os serviços e organismos do MJ na preparação dos programas preliminares para a elaboração dos projetos necessários à construção, adaptação, ampliação, remodelação dos imóveis afetos a esse serviços;
b) Elaborar, em coordenação com os serviços e organismos do MJ, o planeamento das obras a executar, bem como a respetiva estimativa de custo, identificando as fontes de financiamento;
c) Realizar ou promover os estudos e elaborar projetos de obras de construção, adaptação, ampliação, remodelação e conservação de imóveis, afetos aos serviços da justiça, nomeadamente tribunais, estabelecimentos prisionais, centros educativos, serviços externos dos registos, serviços de medicina legal e da propriedade industrial, articulando o respetivo planeamento com os serviços e organismos do MJ;
d) Acompanhar a elaboração de projetos desenvolvidos por entidades externas, apreciando-os e determinando as necessárias adaptações;
e) Estudar soluções de normalização e de produção industrializada com vista a otimizar o binómio preço/qualidade;
f) Preparar, em articulação com os serviços e organismos do MJ, os cadernos de encargos, ou outros elementos na vertente técnica, necessários para o lançamento de procedimentos concursais para a contratação da elaboração de estudos, projetos, empreitadas, fornecimentos, fiscalização das mesmas e outros serviços necessários;
g) Assegurar a gestão dos empreendimentos e fiscalização, diretamente ou com recurso a entidades externas, das empreitadas referidas nas alíneas anteriores, até à receção das mesmas, assegurando a prestação de informações aos serviços a quem se destinam os imóveis;
h) Elaborar normas relativas a materiais e técnicas de construção, caracterização de terrenos e edifícios, gestão e utilização de espaços e segurança de instalações;
i) Definir, em articulação com os serviços e organismos do MJ, tipologias de instalações e dos equipamentos a utilizar e elaborar bases de dados que permitam caracterizar esses imóveis. |
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Artigo 7.º Departamento de Arquitetura de Sistemas |
Compete ao Departamento de Arquitetura de Sistemas, abreviadamente designado por DAS:
a) Propor a evolução dos recursos tecnológicos do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos, de modo a assegurar a sua adequação às necessidades dos serviços;
b) Realizar ou promover estudos e projetos sobre a estrutura dos recursos tecnológicos disponibilizados no MJ, em articulação com os demais serviços e organismos;
c) Analisar as necessidades apresentadas pelos serviços e organismos do MJ, elaborando, em colaboração com os mesmos, os estudos prévios de projeto;
d) Elaborar os projetos de investimento em recursos tecnológicos, incluindo a análise e especificação funcional dos mesmos, bem como a análise custo-benefício com cálculo do retorno do investimento;
e) Apresentar projetos de investimento aos serviços e organismos do MJ que apresentem necessidades de recursos tecnológicas, obtendo o respetivo acordo para o desenvolvimento dos mesmos projetos;
f) Apoiar a área da contratação pública na vertente técnica para o lançamento de procedimentos concursais necessários à elaboração e realização dos projetos de investimento;
g) Acompanhar, monitorizar e controlar a execução dos projetos desenvolvidos por entidades externas, até à receção dos mesmos por parte dos serviços e do Departamento de Serviços de Suporte Tecnológico;
h) Garantir a transferência de conhecimento para o Departamento de Serviços de Suporte Tecnológico, antes do respetivo desenvolvimento, dos projetos referidos nas alíneas anteriores;
i) Identificar os indicadores de qualidade e definir os níveis de serviço e segurança adequados aos recursos tecnológicos utilizados no MJ;
j) Definir e desenvolver os planos de racionalização, homogeneização e compatibilização dos recursos tecnológicos do MJ, sem prejuízo das definições dos demais serviços e organismos;
k) Implementar tipologias de utilização dos recursos tecnológicos comuns e transversais a todos os serviços e organismos do MJ, sem prejuízo da definição de tipologias específicas para serviços e organismos sempre que as mesmas se justifiquem. |
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Artigo 8.º Departamento de Serviços de Suporte Tecnológico |
Compete ao Departamento de Serviços de Suporte Tecnológico, abreviadamente designado por DSST:
a) Assegurar a atualização do mapa de alocação de todos os recursos tecnológicos do MJ, bem como a gestão, operacionalidade, conservação e segurança dos mesmos, em articulação com os demais serviços e organismos;
b) Assegurar a administração dos sistemas e produtos informáticos, em articulação com os demais serviços e organismos e sem prejuízo da autonomia destes;
c) Assegurar a gestão e manutenção dos arquivos de suportes informáticos, em articulação com os demais serviços e organismos e sem prejuízo da autonomia destes;
d) Assegurar a gestão da infraestrutura de atribuição de chaves públicas e privadas aos serviços e organismos do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos;
e) Assegurar o cumprimento dos níveis de qualidade de serviço e segurança dos recursos tecnológicos do MJ de acordo com níveis estabelecidos;
f) Medir a utilização dos recursos tecnológicos disponíveis no MJ e definir ações para maximizar a rentabilização dos mesmos, em articulação com os demais serviços e organismos;
g) Criar documentação de apoio e procedimentos operacionais para situações de tarefas de rotina a serem realizadas pelos utilizadores;
h) Criar a documentação de suporte aos recursos tecnológicos;
i) Assegurar todos os serviços de apoio e atendimento aos utilizadores dos serviços do IGFEJ, I. P., garantindo os níveis de qualidade de serviço definidos;
j) Realizar sessões de esclarecimentos e divulgação interna sobre recursos tecnológicos do MJ disponíveis e a sua utilização. |
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Artigo 9.º Gabinete de Administração de Bens |
Compete ao Gabinete de Administração de Bens, abreviadamente designado por GAB:
a) Administrar e gerir os bens apreendidos ou recuperados, no âmbito de processos nacionais ou de atos de cooperação judiciária internacional, identificados pelo Gabinete de Recuperação de Ativos da Polícia Judiciária;
b) Proceder ao exame, à descrição e ao registo da avaliação dos bens para efeitos de fixação de valor de eventual indemnização;
c) Solicitar a colaboração de entidades com reconhecida competência para a avaliação dos bens referidos na alínea anterior quando tal se revelar de especial complexidade ou exigir especiais conhecimentos;
d) Prevenir, com base na avaliação referida nas alíneas anteriores, a existência dos meios financeiros adequados ao pagamento de eventuais indemnizações aos proprietários dos bens;
e) Proteger, conservar e gerir os bens recuperados ou à guarda do Estado;
f) Determinar a venda, a afetação ao serviço público ou a destruição dos bens mencionados na alínea anterior, desde que salvaguardado o cumprimento da regulamentação comunitária aplicável;
g) Solicitar ao Ministério Público, em momento prévio à venda, afetação ou destruição dos bens, informação sobre o valor probatório e sobre a probabilidade de perda a favor do Estado;
h) Proceder à venda dos bens perecíveis, deterioráveis ou desvalorizáveis ou à sua afetação a finalidade pública ou socialmente útil, antes de decisão transitada em julgado, quando não constituam meio de prova relevante;
i) Gerir e conservar os bens imóveis, não podendo estes ser alienados até ao trânsito em julgado de decisão, podendo, no entanto, proceder à sua venda antecipada ou afetação quando os mesmos se encontrem em grave risco de perda do seu valor ou de afetação da segurança e saúde públicas e não constituam meio de prova relevante;
j) Fornecer ao Gabinete de Recuperação de Ativos da Polícia Judiciária dados estatísticos sobre os bens por si administrados. |
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